Положение о комиссии по подведению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных архивных документов при агентстве по делам юстиции Ярославской области

УТВЕРЖДЕНО
приказом агентства по делам юстиции Ярославской области
от 30.03.2026 № 3-нп

1. Общие положения

1.1. Комиссия по подведению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных архивных документов при агентстве по делам юстиции Ярославской области (далее – комиссия) создается в целях рассмотрения вопросов:

- организации, проведения и оформления итогов проверки наличия и состояния архивных документов и розыска необнаруженных архивных документов в государственном и муниципальных архивах Ярославской области;

- снятия с учета необнаруженных архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, и неисправимо поврежденных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственном и муниципальных архивах Ярославской области.

1.2. Комиссия является постоянно действующим совещательным органом.

1.3. Персональный состав комиссии утверждается приказом агентства по делам юстиции Ярославской области (далее – агентство).

В состав комиссии входят председатель, секретарь и члены комиссии из числа специалистов отдела по делам архивов агентства и государственного архива Ярославской области.

1.4. В своей работе комиссия руководствуется:

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»;

- приказами и рекомендациями Федерального архивного агентства;

- рекомендациями Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела;

- настоящим Положением.

2. Задачи комиссии

Основными задачами комиссии являются:

- улучшение качества и повышение эффективности работы по проверке наличия и состояния архивных документов, розыску необнаруженных архивных документов в государственном и муниципальных архивах Ярославской области;

- обеспечение обоснованности принимаемых решений о снятии с учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

3. Функции комиссии

Комиссия осуществляет следующие функции:

3.1. Рассматривает сведения о хранящихся в государственном и муниципальных архивах Ярославской области:

- необнаруженных архивных документах, пути розыска которых исчерпаны,

- неисправимо поврежденных документах Архивного фонда Российской Федерации

и принимает решения о снятии их с учета.

3.2. В случае установления недостаточности мер по организации розыска необнаруженных архивных документов в государственном и муниципальных архивах Ярославской области принимает решения о продлении сроков розыска.

3.3. Контролирует соблюдение сроков розыска необнаруженных архивных документов в государственном и муниципальных архивах Ярославской области.

3.4. Осуществляет ведение реестра необнаруженных архивных документов.

4. Права комиссии

Комиссия имеет право:

- давать рекомендации государственному и муниципальным архивам Ярославской области по вопросам организации и совершенствования работы по проверке наличия и состояния архивных документов и розыску необнаруженных архивных документов;

- запрашивать у государственного и муниципальных архивов Ярославской области информацию о ходе проверки наличия и состояния архивных документов и розыска необнаруженных архивных документов;

- возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях», и иных нормативных правовых актов в сфере архивного дела;

- приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов государственного и муниципальных архивов.

5. Организация работы комиссии

5.1. Руководство деятельностью комиссии осуществляет председатель комиссии. Обязанности по ведению делопроизводства комиссии возлагаются на секретаря комиссии.

5.2. Заседания комиссии проводятся в очной форме в соответствии с ежегодно составляемым графиком работы комиссии, но не реже одного раза в полугодие.

5.3. Заседание комиссии и принятые комиссией решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины состава комиссии.

5.4. Для рассмотрения вопроса о снятии с учета необнаруженных архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, государственный и муниципальные архивы Ярославской области представляют в агентство:

- сопроводительное письмо;

- акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

- справки о проведении розыска необнаруженных архивных документов по каждому фонду.

5.5. Для рассмотрения вопроса о снятии с учета неисправимо поврежденных документов Архивного фонда Российской Федерации государственный и муниципальные архивы Ярославской области представляют в агентство:

- сопроводительное письмо;

- акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

- заключения экспертов о физическом состоянии архивных документов.

5.6. Подготовленные документы первоначально представляются на рассмотрение председателю комиссии. Не позднее чем за пять рабочих дней до заседания секретарь комиссии направляет документы членам комиссии.

5.7. Решения комиссии принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При равенстве голосов решающим является голос председателя комиссии.

В течение пяти рабочих дней после заседания секретарь комиссии оформляет протокол, который подписывается председателем комиссии и утверждается руководителем агентства.

5.8. Особые мнения членов комиссии и других присутствующих на заседании лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

5.9. Право решающего голоса имеют только члены комиссии. Приглашенные эксперты имеют право совещательного голоса.

5.10. Решения комиссии, принятые по результатам рассмотрения вопросов (документов), доводятся до сведения государственного и муниципальных архивов в течение двух рабочих дней с момента утверждения протокола руководителем агентства.