Интернет-портал архивной службы Ярославской области
Удаленное взаимодействие граждан с архивными учреждениями
Логин
Пароль
Забыли пароль? | Регистрация Запомнить?
Каталог фондов

По умолчанию поиск осуществляется по заголовкам фондов. Для расширения поиска воспользуйтесь "Детальным поиском".
Поиск

Помощь

Регистрация

Регистрация в Системе позволяет сохранять подборки документов в своем личном кабинете. Если вы хотите просто осуществить поиск и создать обращение за справкой в архив, то регистрироваться нет необходимости. Для регистрации заполните поля с основными сведениями о вас и подтвердите разрешение на обработку ваших персональных данных. После заполнения формы на электронную почту придет письмо со ссылкой, перейдя по которой, вы подтвердите свою регистрацию в данной Системе. Впоследствии, войдя в Систему под своим именем, вы сможете отредактировать профиль и заполнить дополнительные поля: почтовый адрес (для отправки архивной справки), интересы, род деятельности (для проведения архивистами аналитических мероприятий).

Просмотр информации

Первоначально вы видите список фондов архива. Вы можете просматривать информацию в Системе «углубляясь» по ссылкам, вплоть до уровня документа. Данные представлены по вложенной структуре: фонды, описи, дела (единицы хранения), документы (единицы учета).

На уровне дел или документов вы можете встретить электронные копии документов. Они могут быть открыты или защищены от просмотра. Если доступ открыт, изображение можно сохранить на компьютер в хорошем качестве (кнопка с изображением дискеты). Если доступ ограничен, читайте раздел «Как открыть доступ к документу».

На любом уровне вы можете добавить ссылку на фонд, опись, дело и документ в подборку (если вы зашли в систему) для этого нажмите на картинку с изображением папки.

Если вас интересует наличие электронных копий документов на любом уровне, выберите в меню пункт «С электронными копиями». Функция работает как фильтр.

Личный кабинет

После регистрации вы можете войти в Систему под своим логином (это адрес электронной почты) и паролем. Слева вы увидите приветствие и меню вашего личного кабинета.

При нажатии на кнопку «Личный кабинет» вы сможете выбрать следующие возможности:

  • отредактировать ваш профиль и сменить пароль через меню «Профиль»,
  • провести работу с подборками через пункт меню «Подборки»,
  • поработать с документами, для которых был открыт доступ – меню «Заказы на открытие доступа»,
  • узнать о состоянии исполнения отправленных в архив обращений – меню «Обращения в архив».

Находясь в «Личном кабинете» вы можете использовать эти функции и с помощью горизонтального меню.

Проведение поиска и отбора

Искать информацию можно с использованием панели поиска (она расположена над каталогом) и меню «Отбор документов».

По умолчанию поиск по заведенной поисковой фразе проводится по заголовкам фондов. Для начала поиска нажмите на Enter или на треугольник в конце поискового поля.

Раскрыв ссылку «Детальный поиск» вы получаете возможность учесть при поиске описание фондов (аннотации, исторические справки), переименования фондов, заголовки описей, описание описей (аннотации к описи), заголовки дел и документов. Отменить поиск по фразе вы можете, перейдя по «хлебным крошкам» из «Результатов поиска» в «Фонды». В поиске необходимой информации поможет так же меню «Отбор документов».

Значения меню раскрываются щелчком по необходимой панели, Повторный щелчок по панели сворачивает меню. Вы сможете воспользоваться указателями по персонам и географии, которые сформированы в алфавитном порядке, а после фамилии персоны или названия населенного пункта в скобках указано количество упоминаний о нем в «Каталоге фондов». После выбора определенного пункта вы получите список фондов, в которых данный объект занесен в персоналии или географию к фонду.

Отбор можно произвести и по видам документов, используя соответствующее меню. Раздел меню «С электронными копиями» действует как фильтр на любом уровне.

Отменить примененные фильтры можно с помощью появляющегося первого пункта меню «Отменить фильтры». Отменить поиск Задаваемые для отбора условия сочетаются с условиями, заведенными на поисковой панели. Например, выбрав вид документов «Фотодокументы» вы можете провести поиск только по фотографиям, введя фразу в поисковую строку.

Результат поиска

Результат проведенного поиска выдается в виде раскрываемых списков с указанием количества найденных записей по всем уровням: фондам, описям, делам и документам. Вы можете раскрыть список и познакомится с результатами. Если вы щелкните по записи, то информация откроется на новой вкладке, следовательно вы всегда можете вернуться к результатам поиска.

Работа с подборками

Зарегистрировавшись в Системе, вы получаете возможность создавать подборки. Ссылки и документы помещаются в подборку при нажатии на картинку с изображением папки. Вы можете создать новую подборку или выбрать уже существующую. Таким образом, проводя просмотр данных можно раскладывать информацию по разным подборкам. Посмотреть список созданных вами подборок и документов в них можно через «Личный кабинет», «Подборки». Подборки можно удалять или присоединить к обращению в архив, если вы хотите заказать эти документы на копирование или сканирование.

Создание обращения в архив

Для создания обращения в архив регистрироваться в системе не обязательно. Обратиться в архив можно, написав письмо в произвольной форме через пункт меню «Написать письмо» раздела «Обращения граждан». Или заполнив специальную форму «Оформить запрос». Заполняя поля формы, укажите цель вашего обращения в архив — вы можете не только заказать архивную справку, но и заказать копирование или сканирование документов, заказать дела для выдачи в читальный зал.

Если вам необходима справка для подтверждения ваших социальных прав: для подтверждения стажа, зарплаты, награждений, то обязательно укажите, для чего вы запрашиваете данную справку (начисления или перерасчета пенсии, например). Заполните поля: кто обращается, его адрес (справка будет выслана письмом), электронную почту для уведомлений, на кого запрашивается справка и были ли изменения фамилии, подробно укажите по какому месту работы и за какие годы необходима информация, подразделение организации и занимаемую должность на тот момент. Для выдачи данных справок, необходима копия трудовой книжки, которую вы можете отсканировать и присоединить в виде файла к обращению. Если вы зарегистрированный пользователь и нашли данные о вашей организации в Системе, то вы можете создать подборку со ссылкой на данные документы и присоединить ее к обращению. Это ускорит работу сотрудников архива по обнаружению документов вашей организации, а значит и сократит срок исполнения запроса.

Для заказа копий документов укажите способ копирования, способ получения копий документов и желательно присоединить подборку с выбранными из Системы документами.

Проверка исполнения обращений или заказов

Если вы отправляли обращение в архив из Системы, то вы можете отслеживать состояние его исполнения, с помощью меню «Состояние запроса» раздела «Обращения граждан», введя в поле номер вашего обращения. После заполнения формы и отправки обращения, вы получите письмо с указанием присвоенного Системой идентификационного номера вашего обращения и ссылкой, по которой вы сможете проверять состояние исполнения запроса.

По мере изменения статуса исполнения на вашу электронную почту будут приходить уведомления.