Интернет-портал архивной службы Ярославской области


Удаленное взаимодействие граждан с архивными учреждениями
Методические разработки
Главная » Документы » Методические разработки » Примерное положение об архиве

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве

органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования государственного или муниципального архива

1. Общие положения

1.1. На основании примерного положения об архиве органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования государственного или муниципального архива (далее – организация) организация разрабатывает индивидуальное положение об архиве.

1.2. Архивные документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд организации. Часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, составляет архивный фонд организации.

В целях хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности организации, создаётся архив.

1.3. Архив создаётся как самостоятельное структурное подразделение организации, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива. Руководитель архива или лицо, ответственное за ведение архива, назначается руководителем организации. При смене руководителя архива (лица, ответственного за ведение архива) приём-передача документов архива, учётного и научно-справочного аппарата к ним осуществляется по акту.

1.4.  Организация предоставляет архиву необходимые здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архива, обеспечивает оборудованием и кадрами.

1.5. В соответствии с действующим законодательством организация обеспечивает отбор, подготовку и своевременную передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счёт средств организации.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица организации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.6.    В своей работе архив организации руководствуется:

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,

- Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»,

- нормативными правовыми документами Федерального Архивного агентства, распорядительными документами организации,

- положением об архиве.

1.7. Положение об архиве утверждается руководителем организации       после согласования с экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства Ярославской области (далее – ЭПМК).

1.8. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководитель организации.

1.9. Организационно-методическую помощь архиву организации оказывают сотрудники соответствующего государственного или муниципального архива.

2. Состав документов архива

2.1. В архив поступают:

- законченные делопроизводством архивные документы постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения и документы по личному составу организации, после проведения экспертизы ценности,

- архивные документы постоянного срока хранения и документы по личному составу организаций-предшественников,

- учётный и научно-справочный аппарат к архивным документам,

- служебные и ведомственные издания организации.

2.2. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации до истечения сроков хранения.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 примерного положения об архиве.

3.1.2. Учёт, обеспечение сохранности, создание учётного и научно-справочного аппарата, использование архивных документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и передача документов, относящихся к Архивному
фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив c учётом установленных требований и сроков.

3.1.4. Осуществление совместно с экспертной комиссией организации контроля за формированием и оформлением дел в организации.

3.2. В  соответствии  с  возложенными  на него  задачами  архив
выполняет следующие функции:

3.2.1. Принимает не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения в делопроизводстве[1], учитывает и хранит архивные документы организации, упорядоченные и оформленные в соответствии с действующими требованиями.

3.2.2. Подготавливает не позднее, чем через три года после завершения в делопроизводстве, проекты сводных годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу.

3.2.3. Осуществляет ведение основных (обязательных) и вспомогательных учётных документов, состав и формы которых определены действующим законодательством.

3.2.4. Обеспечивает сохранность архивных документов путём соблюдения нормативных условий хранения и требований к их размещению, а также проведения проверки наличия и состояния архивных документов.

3.2.5. Создаёт, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве архивным документам.

3.2.6. Осуществляет использование архивных документов, в том числе исполнение социально-правовых и тематических запросов, выдачу архивных документов и дел работникам организации и во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей; ведет учёт использования архивных документов.

3.2.7. Ежегодно представляет в соответствующий государственный или муниципальный архив учётные сведения об объёме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (паспорт архива организации).

3.2.8. В соответствии с планом (графиком) передает на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив документы Архивного фонда Российской Федерации по истечении сроков их временного хранения.

3.2.9. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в
составлении номенклатуры дел организации, в оформлении и описании дел.

4. Права архива

 

4.1. Для   выполнения   возложенных   задач   и   функций   архив имеет право:

4.1.1. Требовать от сотрудников организации соблюдения установленных сроков и правил передачи архивных документов в архив, обеспечения полноты состава и объёма передаваемых архивных документов.

4.1.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с
архивными документами.

5. Ответственность за архив

5.1. Руководитель архива (лицо, ответственное за ведение архива) несёт ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

 

 

СОГЛАСОВАНО

Экспертно-проверочная

методическая комиссия

управления по делам архивов

Правительства Ярославской области

Протокол № 7

от 21.04.2017

 


[1] Документы по личному составу государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив организации по истечении 10 лет со дня увольнения.