Интернет-портал архивной службы Ярославской области


Удаленное взаимодействие граждан с архивными учреждениями
Методические разработки
Главная » Документы » Методические разработки » Инструкция об охранном режиме

Примерная инструкция об охранном режиме муниципального архива

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Инструкция разработана в целях упорядочения организации работы по охране документов, хранящихся в архивохранилищах муниципальных архивных учреждений.

1.2.Инструкция подготовлена в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), отраслевого стандарта «Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования» (ОСТ 55.6–85), Типовых требований по инженерно-технической укрепленности и оборудованию техническими средствами охраны учреждений культуры, расположенных в зданиях — памятниках истории и культуры (ТТ-2000. М.,2000), положениями «Примерной инструкции об охранном режиме государственного архива, центра хранения документации» (приказ Росархива от 26.04.1994 № 37).

1.3.Инструкция не является нормативным документом, носит рекомендательный характер и предназначена для использования сотрудниками муниципальных архивных учреждений в качестве ориентира при разработке инструкций конкретных архивов.

1.4.Инструкция конкретного архива должна конкретизировать положения примерной инструкции с учетом реальных условий организации охраны архивов, размещения хранилищ и рабочих комнат, закреплять ответственность конкретных исполнителей за все стадии работы, обеспечивающие охранный режим.

1.5.Инструкция конкретного архива приобретает статус нормативного документа, требования которого обязательны к исполнению, после утверждения приказом руководителя или постановлением Главы администрации.

1.6.Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, порядка доступа в архивохранилища, хранению ключей от служебных помещений.

1.7.Непосредственную ответственность за надлежащее обеспечение охранного режима несет директор архива или заведующий архивным отделом.

2. ТЕХНИЧЕСКАЯ УКРЕПЛЕННОСТЬ ЗДАНИЯ (ПОМЕЩЕНИЯ) АРХИВА И ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА ОХРАНЫ

2.1.Для надежной защиты хранящихся документов необходимо, чтобы конструктивные элементы здания или помещения (строительные и дверные конструкции, окна и т. п.) обладали достаточной степенью защиты от возможного несанкционированного проникновения. При недостаточной степени защиты отдельных конструктивных элементов их рекомендуется усиливать элементами инженерно-технической укрепленности или защищать дополнительными приборами охранной сигнализации.
В зданиях, непосредственно граничащих с другими в городской застройке, все выходы на крышу, чердак, дымоходы, слуховые окна и т. д. должны быть оборудованы средствами инженерно-технической укрепленности.

2.2.Двери должны иметь достаточную степень защиты от возможного несанкционированного проникновения, быть исправными, хорошо подогнанными под максимально укрепленную дверную коробку. Входные двери помещений архивохранилищ должны быть обиты металлом и оборудованы замками, гарантирующими их надежное закрытие.

2.3.Окна, фрамуги и форточки всех помещений должны иметь надежные и исправные запоры. Стекла должны быть целы и надежно закреплены в пазах.

2.4.Если помещения архивохранилищ расположены на первом, цокольном или последнем этаже или рядом с ними находятся пожарные лестницы, балконы, водосточные трубы или другие какие-либо пристройки, с помощью которых можно проникнуть в помещения, то для предотвращения проникновения окна дополнительно защищаются распашной металлической решеткой с замком.

Решетки устанавливаются как с внутренней стороны помещения, так и между рамами.

2.5.Оконные проемы можно защищать щитами или ставнями, установленными с внешней стороны окна, защита которых осуществляется с помощью технических средств охраны.

2.6. Двери и решетки должны иметь замки и запирающие устройства, обеспечивающие достаточную степень защиты от взлома.
В качестве запирающих устройств, устанавливаемых на дверях и окнах, применяются врезные, накладные замки, задвижки, засовы, шпингалеты и т. п. Висячие замки допускается применять для запирания решеток.

2.7.Ключи от замков на оконных решетках и дверях запасных выходов должны располагаться в непосредственной близости от них, при этом должны быть приняты меры, исключающие несанкционированный доступ к этим ключам посторонних лиц.

2.8.Замки дверей помещений, распашных металлических решеток на окнах должны иметь рабочие и запасные экземпляры ключей. Запасные экземпляры ключей могут храниться в опечатанных пеналах или конвертах либо у заведующего, либо в службе охраны. Рабочие экземпляры ключей в нерабочее время могут храниться в опечатанном пенале (конверте) либо в службе охраны, либо у заведующего.

2.9.Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища, помещения в которых временно хранятся документы АФ РФ (читальный зал, помещения для приема и обработки документов), аварийные и запасные выходы из здания архива, основной выход (при отсутствии круглосуточного поста охраны). Перечень таких помещений с указанием должностных лиц, осуществляющих сдачу помещений архива под охрану и их опечатывание, утверждается приказом директора архива или распоряжением Главы администрации.

2.10.Охранная сигнализация может быть выведена на пульт охраны или являться автономной.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ ПОСТА ОХРАНЫ

3.1. Пост охраны архива организуется, как правило, в помещении у главного входа в архив (если помещение архива является самостоятельным объектом) и оборудуется в соответствии с нормативными требованиями службы охраны.

3.2. Должностные лица, несущие охрану архива, должны знать распорядок его работы, требования настоящей инструкции и обеспечивать их соблюдение.

3.3. На пост охраны передаются образцы удостоверений, постоянных и временных пропусков с подлинными подписями, слепки с печаток, перечень помещений, оснащенных средствами охранной сигнализации, с указанием должностных лиц, осуществляющих сдачу их под охрану и опечатывание, их служебных и домашних телефонов и адресов, а также служебные и домашние телефоны и адреса руководителей архива. Пост охраны располагает также списками ответственных за эксплуатацию инженерного оборудования, номерами телефонов аварийных служб города.

В зависимости от организации охраны указанные сведения представляются также в соответствующую службу охраны, которая своевременно информируется.

4. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ КЛЮЧЕЙ И ПЕЧАТОК

4.1. В архиве наряду с рабочим комплектом ключей, в обязательном порядке имеется еще один полный комплект ключей от всех хранилищ, рабочих комнат, других помещений, запасных выходов. Запасной комплект ключей с соответствующими бирками хранится в специальном пенале у директора. Наличие неучтенных ключей недопустимо.

4.2. Все экземпляры ключей учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа.

4.3.В случае утраты рабочих или запасных экземпляров ключей об этом немедленно ставиться в известность руководитель.

4.4. Выдача печаток должностным лицам, определенным приказом директора, производится под расписку в специальном журнале. Должностные лица, имеющие печатки, несут персональную ответственность за их сохранность.

4.5.Регулярно должна проводиться проверка фактического наличия ключей от хранилищ и номерных печатей.

5. ПОРЯДОК СДАЧИ ПОМЕЩЕНИЙ АРХИВА ПОД ОХРАНУ, ИХ ОПЕЧАТЫВАНИЯ И СНЯТИЯ С ОХРАНЫ.

5.1. Все сотрудник архива, работающие с документами, в конце рабочего дня обязаны убрать со столов архивные дела, учетный и научно-справочный аппарат к архивным фондам и поместить их в специально отведенные сейфы или сдать их в хранилище.

5.2. Должностные лица, осуществляющие сдачу хранилищ под охрану и их опечатывание

  • перед закрытием архива проверяют работоспособность средств охранной сигнализации. При обнаружении неисправности информируют службу охраны и руководство архива и не покидают архив до устранения неисправности и передачи хранилищ под охрану;
  • в конце рабочего дня проверяют, чтобы в хранилище не остались сотрудники, были выключены источники света, закрыты все форточки, были закрыты и опечатаны двери запасных выходов, а ключи от них в опечатанном виде размещены рядом с дверями, затем закрывают и опечатывают хранилище. Печать проставляется на тонкий слой пластилина или специальной мастики таким образом, чтобы оттиск невозможно было снять и восстановить;
  • хранят и несут ответственность за сохранность печаток;
  • в случае срабатывания сигнализации в нерабочее время по вызову службы охраны прибывают для осмотра хранилища и передачи его под охрану. Одновременно, как правило, вызывается и директор архива (заведующий архивным отделом).

5.3.Ключи от архива остаются у директора архива (заведующего архивным отделом) или сдаются на пост охраны.

5.4.Подобным образом закрывается и опечатывается рабочая комната архивистов, если в ней имеется вход в хранилище.

5.5. При снятии хранилищ с охраны ответственные должностные лица

  • после отключения сигнализации, проверяют целостность печати на дверях и замках открывают хранилищ;
  • при обнаружении повреждения замков, дверей и т. д., не вскрывая хранилищ, вызывают представителей органа охраны и руководство архива для составления акта в установленном порядке.

6. ПРОПУСКНОЙ РЕЖИМ

6.1. Пропускной режим архива устанавливается директором архива (заведующим архивным отделом) в соответствии с требованиями настоящей инструкции.

6.2. Недопущение проникновения в архив посторонних лиц, контроль за выносом архивных документов и материальных ценностей обеспечивает пост охраны архива.

6.3. Сотрудники имеют право находиться в помещениях архива только в течение рабочего дня, кроме дежурных специалистов технических служб. В случае аварии сотрудники специализированных технических служб могут проходить в помещение архива в сопровождении сотрудников архива.

6.4. Запрещается проносить в архив персональные компьютеры, кинокамеры и фотоаппараты. При необходимости оформляется специальное разрешение руководства архива.

6.5. Вынос из архива документов АФ РФ и научно-справочного аппарата к ним, а также книг из научно-справочной библиотеки осуществляется только по специальным пропускам, подписанным директором архива (заведующим архивным отделом).

7. ПОРЯДОК ДОСТУПА В ХРАНИЛИЩА АРХИВА.

7.1.Доступ в архивохранилища является ограниченным.

7.1. В хранилища архива имеют право доступа директор архива (заведующий архивным отделом), а также сотрудники для проведения работ, связанных с организацией хранения документов, выдачей-подкладкой дел. Все остальные работники архива, а также работники технических служб допускаются в хранилища только в сопровождении лиц, имеющих право доступа.

7.2. Посетители архива могут допускаться в хранилища только с разрешения руководства архива и в сопровождении сотрудников.

7.3. Двери хранилища в течение рабочего дня, если там временно не производятся работы, должны быть закрыты на ключ.

7.4. Вскрытие хранилища при отсутствии лиц, имеющих на это право, осуществляется в случаях крайней необходимости с составлением акта в установленном порядке.